Contents
Apa itu Google Drive?
Panduan lengkap Google drive merupakan layanan penyimpanan dan sinkronisasi file yang dikembangkan oleh google. Awal peluncuran pada 24 April 2012. Platform ini menjadi senjata dan alat utama bagi individu maupun bisnis untuk menyimpan, mengakses, dan berbagai data online.
Fungsi utama dari google drive untuk memungkinkan pengguna menyimpan file mereka di server google atau “cloud”. Sehingga dapat dibuka dari berbagai perangkat yang terkoneksi dengan internet.
Kemampuan sinkronisasi file membuat setiap perubahan pada file, akan langsung memperbarui file pada setiap perangkat yang terhubung. Terjadinya efisiensi dan kemudahan dalam pengelolaan data.
Tips mengelola file dan folder secara efektif
Organisasi dengan sistem yang baik merupakan kunci untuk produktivitas. Dengan kemudahan menyusun file dan folder secara rapi. Google drive membuat kemudahan dengan struktur folder yang jelas. Kordinasi berdasarkan proyek, tanggal, jenis file, atau kriteria lain sesuai tipe kerjaan kalian.
Tidak hanya struktur folder, namun juga memberikan visual warna yang berbeda pada folder. Sehingga setiap jenis folder dan proyek bisa diberikan warna dan mudah buat diidentifikasi.
Sebagai contoh, proyek kategori A dengan warna merah dan proyek kategori B dengan warna biru.
Fitur menarik yang bisa dicoba “berbintang”. Yaitu menandai file yang menjadi prioritas, meningkatkan produktivitas untuk menemukan file terpenting dengan mudah.
Pintasan diperlukan untuk menghindari struktur navigasi yang ribet. Tinggal buat untuk di halaman depan bagian proyek yang lagi dikerjain.
Trik kolaborasi dan panduan lengkap mudah berbagi dengan anggota tim
Keunggulan dari google drive ini. Bisa digunakan untuk kolaborasi dengan gampang antar anggota tim.
Gunakan saja opsi berbagi dan izin jadi kunci bekerja bersama orang lain. Terdapat opsi “Pelihat” (Hanya dapat melihat), “Komentator” (Dapat melihat dan menambahkan komentar), dan “Editor” (Dapat melihat, komentar, dan mengedit/menghapus file).
Adanya opsi “Editor”membuat kalian sebagai user/pengguna bisa bekerja bareng-bareng di sebuah dokumen real-time. Kerjaan jadi mudah, berguna untuk proyek tim, brainstorming, atau ketika memerlukan kolaborasi dengan orang lain jarak jauh.
Panduan lengkap Operator pencarian untuk mencari file cepat google drive
Terkadang, dengan banyaknya file yang dimiliki. Sulit untuk mencari file tertentu. Oleh karena itu. google drive menyediakan fitur pencarian untuk mempersemit pencarian. Menghemat waktu dari membuka banyak folder dan menesurinya satu-persatu.
Caranya dengan
- title:”proposal”. Operasi yang digunakan untuk mencari file yang memiliki/mengandung kata “proposal”.
- type:spreadsheet. Operasi untuk mencari file dengan format spreadsheet, bisa juga dalam format lain seperti pdf, jpg, atau png.
- owner:siapa@gmail.com. Operasi untuk mencari file yang diunggah atau dimiliki oleh orang tertentu dalam proyek kolaborasi.
- before and after: 2024-12-29. Pilih before saja atau after saja. Operasi untuk mencari file yang dimodifikasi sebelum tanggal atau sesudah tanggal tersebut.
- sharewidth:siapa@gmail.com. Operasi untuk mencari file yang dibagikan dengan orang tertentu. Mirip dengan owner.
- to; dan from:siapa@gmail.com. Operasi untuk mencari file yang dibagikan kepada atau oleh orang tertentu.
- Tanda petik ganda “laporan tahun 2024”. Digunakan untuk mencari frasa yang tepat.
- Operator OR: (OR huruf kapital) untuk mencari file yang mengandung salah satu atau beberapa kata yang ditentukan.
- Gunakan tanda minus untuk mengecualikan istilah/kata tertentu. Contoh: -musik.
Gunakan fitur berbintang dan akses offline
Seperti yang disebutkan diatas. Fungsi bintang untuk menandai foler prioritas atau folder pending dalam kerjaan anda.
Gunakan untuk penggunaan bintang yang konsisten. tandai dokumen yang terkait proyek saat ini atau yang sering anda bagikan dan jadikan rujukan. File tersebut harus mudah diakses tanpa perlu waktu lama mencarinya.
Mengatasi masalah umum yang terjadi dengan Google Drive
Walaupun google drive telah mengalami perkembangan yang sedemikian pesat. Tak luput dari masalah ketika penggunaannya. Namun perlu dipastikan apa yang menjadi permasalahan dan bagaimana menyelesaikannya. Kita bahas:
Masalah koneksi dan sinkronisasi
Pastikan selalu untuk memeriksa koneksi internet anda. Jaringan yang stabil dan aktif memastikan file yang anda miliki selalu terupdate dengan perubahan terbaru yang dibuat oleh tim anda maupun anda sendiri.
Seringkali, masalah dapat diselesaikan dengan hanya merestart ulang browser atau aplikasi google drive (jika sudah didownload) anda.
Versi browser yang tidak mendukung google drive juga bisa menyebabkan masalah. Pastikan untuk selalu memastikan broser yang digunakan terupdate.
Bersihkan cache dan cookie browser bisa untuk mengatasi masalah pemuatan situs web. Termasuk ketika membuka google drive di browser.
Pengaturan fierwall dan proxy yang salah membuat google drive bisa terblokir. Sehingga google drive tak bisa dibuka. Pastikan untuk memverifikasi google drive agar bisa dibuka dan dijalankan di komputer/laptop anda.
Panduan Lengkap Memulihkan file yang hilang atau terhapus Google Drive
Langkah pertama, periksa folder sampah/trash. Biasanya ketika menghapus file atau folder. Item tersebut tidak langsung dihapus begitu saja, melainkan dipindahkan ke folder sampah. Sampai pada waktu periode tertentu, sebelum Google menghapus secara permanen.
jika file berbentuk dokumen, spreadsheet, atau slie. Coba gunakan fitur pulihkan ke versi sebelumnya dari riwayat versi. Fitur yang memungkinan untuk menyimpan setiap perubahan yang dibuat pada file. Kelola versi menjadi opsi yang sangat berguna.
Kesalahan izin dan berbagi
Pastikan untuk memverifikasi izin berbagi. (Pelihat, Komentator. atau Editor) untuk menghindari kehilangan file atau pekerjaan anda. Dapat dilihat izin dengan melihat detail file atau folder.
Batasan dan Pengelolaan Penyimpanan
Jika anda merupakan pengguna google drive yang versi gratis. Tentunya google membatasi ukuran penyimpanan yang bisa anda gunakan. Pastikan untuk selalu melihat bagian kiri di google drive sisa penyimpanan ruang yang tersisa.
Hapus file yang tidak diperlukan dan kosongkan juga sampah. Jika hanya menghapus file, ruang penyimpanan tidak benar-benar kosong hingga anda mengosongkan folder sampah.
Pastikan selalu identifikasi file dengan ukuran besar. Hapus jika perlu dan memang benar tidak lagi digunakan untuk proyek atau kerja kedepannya.
File/Folder yang dibagikan kepada anda juga ikut menghabiskan ruang penyimpanan anda. Biasanya orang menambahkan ke “Drive saya” yang akan mengurangi penyimpanan drive anda sendiri. jika memang sudah tidak dibutuhkan lagi, bisa dipertimbangkan untuk menghapuskan apabila proyek atau kerjaan tersebut selesai.
Jika memang tidak cukup 15 Gb penyimpanan gratis yang disediakan oleh google. Ada opsi untuk berlangganan Google Drive dengan menambah kapasitas penyimpanan drive milik google. Tidak hanya untuk menyimpan file drive, bisa juga digunakan untuk gmail dan google foto.
Hubungi pihak google jika memang terdapat masalah yang serius dan tidak dapat diselesaikan sendiri. Seringkali terdapat forum yang membahas berbagai masalah yang mereka hadapi terkait produk google drive. Anda akan mendapatkan banyak informasi yang tidak bisa didapatkan dari forum, ataupun artikel. Dengan menghubungi pihak google langsung akan menghindari waktu anda terbuang sia-sia untuk mencari solusi atas permasalahan anda.